Allgemeine Geschäftsbedingungen für einen Veranstaltungsvertrag im Service & Meetingpoint Saxenwald (AGBs)

I. Geltungsbereich
1. Die Geschäftsbedingungen gelten für die zeitweise Überlassung von Tagungs-, Konferenz- und Veranstaltungsräumen im Service & Meetingpoint Saxenwald (SMS) zur Durchführung von Veranstaltungen wie Konferenzen, Seminare, Tagungen und anderen Veranstaltungen sowie für alle damit zusammen-hängenden weiteren Leistungen und Lieferungen des SMSs.
2. Abweichende Bestimmungen, auch soweit sie in Allgemeinen Geschäftsverbindungen des Vertragspartners enthalten sind, finden keine Anwendung, es sei denn, sie werden vom SMS ausdrücklich schriftlich anerkannt.

II. Vertragsabschluss
1. Der Veranstaltungsvertrag (nachfolgend Vertrag) kommt durch schriftliche Annahme des vom SMS abgegebenen Angebots durch den Besteller zustande.
2. Wenn der Besteller das SMS rechtzeitig vor Vertragsabschluss besonders hinweist, dass er im Namen eines Dritten tätig wird und dem SMS Namen und Anschrift des tatsächlichen Vertragspartners mitteilt, schließt der Besteller den Vertrag im Namen des Dritten ab; der Dritte wird dann Vertragspartner des SMSs.
3. Schließt der Besteller den Vertrag erkennbar im Namen des Dritten ab oder hat der Dritte für die vertragliche Abwicklung einen gewerblichen Vermittler oder Organisator beauftragt, so haften Besteller als Vermittler oder Organisator gesamtschuldnerisch mit dem Dritten, der Vertragspartner wird, für alle Verpflichtungen aus dem Vertrag, soweit dem SMS entsprechende Erklärungen bzw. Bestellungen des Bestellers, Vermittlers oder Organisators vorliegen. Davon unabhängig ist der Besteller verpflichtet, alle buchungsrelevanten Informationen, insbesondere diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen, an den Dritten weiterzuleiten.
4. Die Unter- oder Weitervermietung der überlassenen Räume, Flächen oder Vitrinen sowie Einladung zu Vorstellungsgesprächen, Verkaufs- oder ähnlichen Veranstaltungen bedürfen der vorherigen, schriftlichen Zustimmung des SMSs.

III. Leistungen, Preise, Zahlung
1. Das SMS ist verpflichtet, die bestellten und zugesagten Leistungen nach Maßgabe dieser AGBs zu erbringen.
2. Der Vertragspartner ist verpflichtet, die für diese Leistung vereinbarten Preise des SMSs zu zahlen. Dies gilt auch für in Verbindung mit der Veranstaltung stehenden Leistungen und Auslagen des SMSs gegenüber Dritten, soweit die Auslagen und Leistungen vertraglich vereinbart oder von dem Vertragspartner für die Bezahlung sämtlicher von den Veranstaltungsteilnehmern bestellter Speisen und Getränke sowie sonstiger von Veranstaltungsteilnehmern veranlassten Kosten.
3. Die vereinbarten Preise schließen, wenn nicht gesondert ausgewiesen, die jeweilige gesetzliche Mehrwertsteuer ein. Überschreitet der Zeitraum zwischen Vertragsabschluss und Vertragserfüllung vier Monate, und erhöht sich der vom SMS allgemein für derartige Leistungen berechnete Preis, so kann er den vertraglich vereinbarten Preis angemessen, höchstens jedoch um maximal 10 % anheben.
4. Rechnungen des SMSs sind sofort nach Zugang ohne Abzug zahlbar. Der Gast kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 21 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung die Zahlung leistet; dies gilt gegenüber einem Gast, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung besonders hingewiesen worden ist.
Bei Zahlungsverzug ist das SMS berechtigt, gegenüber Verbrauchern Verzugszinsen in Höhe von 5 % über dem Basissatz zu berechnen. Im Geschäftsverkehr beträgt der Verzugszinssatz 8 % über dem Basiszinssatz. Dem SMS bleibt die Geltendmachung eines höheren Schadens vorbehalten. Für jede Mahnung nach Verzugseintritt kann das SMS eine Mahngebühr von € 5,00 erheben.
5. Das SMS ist berechtigt, bei Vertragsabschluss oder danach eine angemessene Vorauszahlung oder Sicherheitszahlung zu verlangen. Die Höhe der Vorauszahlung und deren Fälligkeit können im Vertrag schriftlich vereinbart werden. Das SMS ist ferner berechtigt, während der Dauer der Veranstaltung aufgelaufene Forderungen durch Erteilung einer Zwischenrechnung jederzeit fällig zu stellen und unverzügliche Zahlung zu verlangen.
6. Der Vertragspartner kann nur mit einer unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderung gegenüber einer Forderung des SMSs aufrechnen oder mindern.

IV. Rücktritt des Vertragspartners, Stornierung
1. Storniert der Veranstalter die vereinbarten Leistungen ganz oder teilweise, so schuldet der Veranstalter dem SMS wegen der entgangenen Entgelte für die Raumbenutzung und die Bewirtung die nachfolgenden Sätze als pauschalierter Schadensersatz. Dem Veranstalter bleibt es vorbehalten, einen geringeren Schaden des SMSs nachzuweisen. Stornierung 30 bis 15 Tage vor Veranstaltungsbeginn 30% der vereinbarten Leistungen 14 Tage bis 72 Stunden vor Veranstaltungsbeginn 60% der vereinbarten Leistungen ab 72 Stunden vor Veranstaltungsbeginn 100% der vereinbarten Leistungen. Die Geltendmachung eines weitergehenden Schadenersatzes bleibt vorbehalten.
2. Die vorstehenden Regelungen über die Entschädigung gelten entsprechend, wenn der Vertragspartner die gebuchten Leistungen ohne dies dem SMS rechtzeitig mitzuteilen, nicht in Anspruch nimmt.
3. Hat das SMS dem Vertragspartner eine Option eingeräumt, innerhalb einer bestimmten Frist ohne weitere Rechtsfolgen vom Vertrag zurückzutreten, hat das SMS keinen Anspruch auf Entschädigung. Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit der Rücktrittserklärung ist deren Zugang beim SMS. Der Vertragspartner muss den Rücktritt schriftlich erklären.

V. Rücktritt des SMSs
1. Sofern dem Vertragspartner ein kostenfreies Rücktrittsrecht nach Ziffer IV Abs. 3 eingeräumt wurde, ist das SMS ebenfalls berechtigt, innerhalb der vereinbarten Frist vom Vertrag zurückzutreten, wenn Anfragen anderer Gäste und Kunden nach den gebuchten Veranstaltungsräumen vorliegen und der Vertragspartner auf Rückfrage des SMSs die Buchung nicht endgültig bestätigt.
2. Wird eine gemäß Ziffer III Abs. 5 vereinbarte Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung nicht binnen einer hierfür gesetzten Frist geleistet, so ist das SMS ebenfalls zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt.
3. Ferner ist das SMS berechtigt, aus wichtigem Grund vom Vertrag zurückzutreten, insbesondere
– falls höhere Gewalt oder andere vom SMS nicht zu vertretende Umstände die Erfüllung des Vertrages unmöglich machen;
– eine Buchung unter irreführender oder falscher Angabe wesentlicher Tatsachen, z.B. des Veranstalters, gebucht werden;
– das SMS begründeten Anlass zu der Annahme hat, dass die Veranstaltung den reibungslosen Geschäftsbetrieb, die Sicherheit oder das Ansehen des SMSs in der Öffentlichkeit gefährden kann, ohne dass dies dem Herrschafts- bzw. Organisationsbereich des SMSs zuzurechnen ist;
– eine unbefugte Unter- oder Weitervermittlung gemäß Ziffer II Abs. 3 vorliegt;
– das SMS von Umständen Erkenntnis erlangt, dass sich die Vermögensverhältnisse des Vertragspartners nach Vertragsabschluss wesentlich verschlechtert haben, insbesondere wenn der Gast fällige Forderungen des SMSs nicht ausgleicht oder keine ausreichende Sicherheitsleistung bietet und deshalb Zahlungsansprüche des SMSs gefährdet erscheinen;
– der Vertragspartner über sein Vermögen ein Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens gestellt, eine eidesstattliche Versicherung nach § 807 Zivilprozessordnung abgegeben, ein außergerichtliches, der Schuldenregulierung dienendes Verfahren eingeleitet oder seine Zahlung eingestellt hat;
– ein Insolvenzverfahren über das Vermögen des Vertragspartners eröffnet oder die Eröffnung desselben mangels Masse oder aus sonstigen Gründen abgelehnt wird.
Im Falle des Rücktritts nach Ziffer 3 wird das SMS den Vertragspartner darüber hinaus erforderlichenfalls zur unverzüglichen Räumung des SMSs auffordern.
4. Das SMS hat den Vertragspartner von der Ausübung des Rücktrittsrechts unverzüglich schriftlich in Kenntnis zu setzen.
5. In den vorgenannten Fällen des Rücktritts entsteht kein Anspruch des Vertragspartners auf Schadenersatz.

VI. Änderung der Teilnehmerzahl und der Veranstaltungszeit
Grundsätzlich gelten für die unterschiedlichen Räume im SMS Mindestbelegungszahlen. Dies sind im Raum Dassendorf 4 Pers. und im Raum Saxenwald 8 Pers. . Es obliegt dem SMS, für einzelne Veranstaltungen andere Mindestpersonenzahlen festzulegen.
1. Der Vertragspartner ist verpflichtet, dem SMS bei Bestellung die voraussichtliche Teilnehmerzahl anzugeben. Die endgültige Zahl der Teilnehmer muss dem SMS spätestens 72 h vor dem Veranstaltungstermin schriftlich mitgeteilt werden, um eine sorgfältige Vorbereitung zu sichern. Eine Änderung der Teilnehmerzahl nach oben bedarf der Zustimmung des SMSs in Abhängigkeit der verfügbaren Möglichkeiten.
2. Bei der Berechnung für Leistungen, die das SMS nach Anzahl der gemeldeten Personen vornimmt (wie z.B. Speisen und Getränke, Personenpauschalen), wird bei einer Erhöhung der gemeldeten und vertraglich vereinbarten Teilnehmerzahl die tatsächliche Zahl der Personen berechnet. Im Falle einer Reduzierung der vertraglich vereinbarten Teilnehmerzahl ab 72 h vor der Veranstaltung wird ebenfalls die vertragliche vereinbarte Teilnehmerzahl abgerechnet.
3. Bei der Reduzierung der Teilnehmerzahl um mehr als 10% ist das SMS berechtigt, die vereinbarten Preise angemessen zu erhöhen sowie die bestätigten Räume zu tauschen, es sei denn, dass dies dem Vertragspartner nicht zugemutet werden kann. Die Preise können vom SMS auch dann geändert werden, wenn der Vertragspartner nachträglich Änderungen der Anzahl der Teilnehmer, der Leistungen des SMSs oder der Dauer der Veranstaltung vornimmt – auch wenn das SMS dem zustimmt. Wird ein abgrenzbarer Teil einer gebuchten Veranstaltung nicht in Anspruch genommen, kann das SMS für den nicht abgerufenen Teil nach den Bestimmungen Ziffer IV eine angemessene Entschädigung verlangen.
4. Dem Vertragspartner steht der Nachweis frei, dass das SMS einen höheren Anteil an ersparten Aufwendungen hat.
5. Verschieben sich ohne vorherige schriftliche Zustimmung des SMSs die vereinbarten Anfangs- und Schlusszeiten der Veranstaltung, so kann das SMS zusätzliche Kosten für die Vorhaltung von Personal und Ausstattung in Rechnung stellen, es sei denn, das SMS hat die Verschiebung zu vertreten.
6. Bei Veranstaltungen, die über 23:00 Uhr hinausgehen, kann das SMS, falls nicht anders vereinbart, von diesem Zeitpunkt an den Personalaufwand aufgrund Einzelnachweises abrechnen. Ferner kann das SMS aufgrund von Einzelnachweisen Fahrtkosten der Mitarbeiter weiterberechnen, wenn diese nach Betriebsschluss der öffentlichen Verkehrsmittel den Heimweg antreten müssen.

VII. Mitbringen von Speisen und Getränken
Der Vertragspartner darf Speisen und Getränke zu Veranstaltungen nur nach schriftlicher Vereinbarung und Rücksprache mit dem SMS mitbringen. In diesen Fällen kann das SMS eine Servicegebühr nach billigem Ermessen berechnen.

VIII. Abwicklung der Veranstaltung
1. Soweit das SMS für den Vertragspartner auf dessen Veranlassung technische oder sonstige Einrichtungen von Dritten beschafft, handelt er im Namen, in Vollmacht und für Rechnung des Vertragspartners. Der Vertragspartner haftet für die pflegliche Behandlung und die ordnungsgemäße Rückgabe. Er stellt das SMS von allen Ansprüchen Dritter aus der Überlassung dieser Einrichtungen frei.
2. Die Verwendung von eigenen elektrischen Anlagen und Geräten des Bestellers oder Veranstalters unter Nutzung des Stromnetzes des SMSs bedarf dessen vorherige schriftliche Einwilligung. Durch die Verwendung dieser Geräte und Anlagen auftretende Störungen oder Beschädigungen an den technischen Anlagen des SMSs gehen zu Lasten des Vertragspartners, soweit das SMS diese nicht zu vertreten hat. Die durch die Verwendung entstehenden Stromkosten kann das SMS pauschal erfassen und berechnen.
3. Der Vertragspartner ist mit Einwilligung des SMSs berechtigt, eigene Telefon-, Telefax- und Datenübertragungseinrichtungen zu benutzen. Dafür kann das SMS Anschluss- und Verbindungsgebühren verlangen. Bleiben durch den Anschluss eigener Anlagen des Vertragspartners entsprechende Anlagen des SMSs ungenutzt, kann eine angemessene Ausfallvergütung berechnet werden.
4. Das SMS bemüht sich, Störungen an vom SMS zur Verfügung gestellten technischen oder sonstigen Einrichtungen auf unverzügliche Rüge des Vertragspartners umgehend zu beseitigen. Zahlungen können nicht zurückbehalten oder gemindert werden, soweit das SMS diese Störungen nicht zu vertreten hat.
5. Der Vertragspartner hat alle für die Durchführung der Veranstalter gegebenenfalls notwendigen behördlichen Erlaubnisse auf eigene Kosten zu beschaffen. Ihm obliegt die Einhaltung dieser Erlaubnisse sowie aller sonstigen öffentlich rechtlichen Vorschriften in Zusammenhang mit der Veranstaltung.
6. Der Vertragspartner hat die Rahmen selbst arrangierter Musikdarbietung und Beschallung erforderliche Formalitäten und Abrechnungen eigenverantwortlich mit den zuständigen Institutionen (z.B. GEMA) abzuwickeln.
7. Der Vertragspartner darf Namen und Markenzeichen des SMSs im Rahmen der Bewerbung seiner Veranstaltung nur nach vorheriger Abstimmung mit dem SMS nutzen.

IX. Mitgebrachte Gegenstände
1. Mitgebrachte Ausstellungs- oder sonstige, auch persönliche Gegenstände, befinden sich auf Gefahr des Vertragspartners in den Veranstaltungsräumen bzw. im SMS. Das SMS übernimmt für Verlust, Untergang oder Beschädigung keine Haftung, außer bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz des SMSs. Die gesetzliche Haftung nach §§ 701 ff. BGB bleibt davon unberührt.
2. Mitgebrachtes Dekorationsmaterial hat den feuerpolizeilichen Anforderungen zu entsprechen. Das SMS ist berechtigt, dafür einen behördlichen Nachweis zu verlangen. Wegen möglicher Beschädigung sind die Aufstellung und das Anbringen von Gegenständen mit dem SMS abzustimmen.
3. Die mitgebrachten Ausstellungs- oder sonstigen Gegenstände sind nach Ende der Veranstaltung unverzüglich zu entfernen. Zurückgelassene Gegenstände darf das SMS auf Kosten des Vertragspartners entfernen und einlagern lassen. Ist die Entfernung mit unverhältnismäßig hohem Aufwand verbunden, kann das SMS die Gegenstände im Veranstaltungsraum lassen und für die Dauer des Verbleibens die jeweilige Raummiete berechnen. Dem Vertragspartner bleibt der Nachweis eines niedrigeren, dem SMS der eines höheren Schadens vorbehalten.
4. Verpackungsmaterial (Kartonagen, Kisten, Kunststoff etc.), das in Zusammenhang mit der Belieferung der Veranstaltung durch den Vertragspartner oder Dritte anfällt, muss vor oder nach der Veranstaltung vom Vertragspartner entsorgt werden. Sollte der Vertragspartner Verpackungsmaterial im SMS zurücklassen, ist das SMS zur Entsorgung auf Kosten des Vertragspartners berechtigt.

X. Haftung des Vertragspartners
1. Der Vertragspartner haftet für alle Schäden an Gebäude oder Inventar, die durch Veranstaltungsteilnehmer bzw. Veranstaltungsbesucher, Mitarbeiter, sonstige Dritte aus seinem Bereich oder ihn selbst oder seine gesetzlichen Vertreter verursacht werden.
2. Das SMS kann vom Vertragspartner zur Absicherung von eventuellen Schäden angemessene Sicherheiten (z.B. Versicherungen, Kautionen, Bürgschaften) verlangen.

XI. Haftung des SMSs, Verjährung
1. Sollten Störungen oder Mängel an den Leistungen des SMSs auftreten, wird sich das SMS auf unverzügliche Rüge des Vertragspartners bemühen, für Abhilfe zu sorgen. Unterlässt der Vertragspartner schuldhaft, einen Mangel dem SMS anzuzeigen, so tritt ein Anspruch auf Minderung des vertraglich vereinbarten Entgelts nicht ein.
2. Das SMS haftet nach den gesetzlichen Bestimmungen für alle Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit.
3. Das SMS haftet für leicht fahrlässig verursachte sonstige Schäden nur dann, wenn diese auf die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht oder einer Kardinalpflicht in einer den Vertragszweck gefährdeten Weise zurückzuführen sind. In diesen Fällen ist die Haftung auf den vorhersehbaren vertragstypischen Schaden begrenzt.
4. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten für alle Schadenersatzansprüche unabhängig von deren Rechtsgrund einschließlich von Ansprüchen aus unerlaubter Handlung. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch in Fällen etwaiger Schadenersatzansprüche eines Gastes gegen Mitarbeiter oder Erfüllungsgehilfen des SMSs. Sie gelten nicht in den Fällen einer Haftung für einen Mangel nach Übernahme einer Garantie für die Beschaffenheit einer Sache oder eines Werkes, bei arglistig verschwiegenen Fehlern oder bei Personenschäden.
5. Für eingebrachte Sachen haftet das SMS dem Gast nach den gesetzlichen Bestimmungen, d.h. bis zum hundertfachen des Veranstaltungspreises, höchstens jedoch bis zu € 3.500,00. Für Wertgegenstände (Bargeld, Schmuck, usw.) ist diese Haftung begrenzt auf € 800,00. Die Haftungsansprüche erlöschen, wenn der Gast nicht unverzüglich nach Erlangen der Kenntnis von Verlust, Zerstörung oder Beschädigung dem SMS Anzeige erstattet.
6. Soweit der Gast einen Stellplatz auf dem SMS-Parkplatz, auch gegen Entgelt, zur Verfügung gestellt wird, kommt dadurch kein Verwahrungsvertrag zustande. Es besteht keine Überwachungspflicht des SMSs. Bei Abhandenkommen oder Beschädigung auf dem SMS-Parkplatz abgestellter oder rangierter Kraftfahrzeuge und deren Inhalte, haftet das SMS nicht, soweit das SMS, seine gesetzlichen Vertreter oder seine Erfüllungsgehilfen nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit zu vertreten haben. In diesem Falle muss der Schaden spätestens beim Verlassen des SMS-Parkplatzes gegenüber dem SMS geltend gemacht werden.
7. Nachrichten, Post und Warensendungen für Gäste werden mit Sorgfalt behandelt. Das SMS übernimmt die Zustellung, Aufbewahrung und auf Wunsch – gegen Entgelt – die Nachsendung derselben sowie auf Anfrage auch für Fundsachen, Schadensersatzansprüche, außer wegen grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz, sind ausgeschlossen. Das SMS ist berechtigt, nach spätestens einmonatiger Aufbewahrungsfrist unter Berechnung einer angemessenen Gebühr die vorbezeichneten Sachen dem lokalen Fundbüro zu übergeben.
8. Schadensersatzansprüche des Gastes verjähren spätestens nach zwei Jahren von dem Zeitpunkt, in welchem der Gast Kenntnis von dem Schaden erlangt, bzw. ohne Rücksicht auf diese Kenntnis spätestens nach 5 Jahren vom Zeitpunkt des schädigenden Ereignisses an.

Dies gilt nicht nur für die Haftung von Schäden aus der Verletzung des Lebens, Körpers oder der Gesundheit sowie für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen und grob fahrlässigen Handlungsweise beruhen.

XII. Schlussbestimmung
1. Änderungen oder Ergänzungen des Vertrages sollen schriftlich erfolgen. Einseitige Änderungen oder Ergänzungen durch den Vertragspartner sind unwirksam.
2. Erfüllungs- und Zahlungsort ist Sitz des SMSs.
3. Ausschließlicher Gerichtsstand auch für Scheck- und Wechselstreitigkeiten ist im kaufmännischen Verkehr der Sitz des SMSs. Sofern ein Vertragspartner keinen allgemeinen Gerichtsstand im Inland hat, gilt als Gerichtsstand der Sitz des SMSs. Das SMS ist jedoch berechtigt, Klagen und sonstige gerichtliche Verfahren auch am allgemeinen Gerichtsstand des Gastes anhängig zu machen.
4. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
5. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam oder nichtig sein oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Vorschriften.

Stand: November 2019